Ansvarlige arbeidsgivere ordner kjøreboken for sine ansatte

-
Teknologisk innovasjon gjør hverdagen litt enklere. Det kan være banebrytende ny teknologi, eller nye og smarte bruksområder for allerede velkjente verktøy. Implementering av ny teknologi på arbeidsplassene må imidlertid gjennomføres i nær dialog med de ansatte, spesielt når teknologien utfordrer forhold vi normalt oppfatter å favne under den private sfæren.

Samfunnsdebatten rundt personvern og forholdet mellom arbeidstagere og arbeidsgivere er derfor viktig. Aftenposten omtaler søndag 4. oktober 2009 at montører i Bergen og Oslo gjør felles front mot trusselen om digitale GPS-styringssystemer på arbeidsplassene. Tre dyktige montører er avbildet og stiller betimelige spørsmål knyttet til innføringen av de nye GPS-systemene for yrkesbiler.

Systemet er utviklet av ABAX, et lite norsk gründerselskap, som har jobbet med utvikling av en ny kjørebok, basert på GPS og GSM, siden 2007. Den norskutviklede kjøreboken oppdateres kontinuerlig og gjør hele jobben for de ansatte. Produktet ble offisielt lansert 14. august 2009 og har fått en svært god mottagelse. Ved utgangen av året hadde vi levert over 10 000 enheter.

Det er viktig å understreke at systemet ikke er designet for "overvåkning av ansatte". GPS-systemet forenkler hverdagen til yrkesbilbrukerne ved at den lovpålagte dokumentasjonen lages elektronisk. Produktet kan i andre tilfeller benyttes til flåtestyring, eller flåtekontroll, for å forbedre effektiviteten og konkurranseevnen til selskapene, noe som leder til tryggere arbeidsplasser.

Utgangspunktet er imidlertid at flere hundre tusen nordmenn disponerer yrkesbil. De som disponerer yrkesbil, men som ikke skatter av den, må dokumentere bilbruken og at bilen ikke benyttes privat. Bevisbyrden for at bilen ikke brukes privat, ligger både hos den som disponerer bilen og hos arbeidsgiverne. Arbeidsgiverne er også pålagt å ha "en tilstrekkelig kontroll" med at bilene ikke benyttes privat. Føres det ikke kjørebok, kan ligningsmyndighetene skjønnsmessig beregne skatten til yrkesbilsjåføren. De økonomiske konsekvensene kan bli store, både for den ansatte og selskapet.

I artikkelen siteres en av de ansatte med: "Vi vil heller betale noe skatt for å beholde muligheten til å bruke firmabilen enkelte ganger til private gjøremål." I dette ligger det en innrømmelse av at bilene brukes noe privat, iht. skattereglene skal vedkommende da beskattes for fri bil, i motsatt fall er det skatteunndragelse. Jeg velger å tro at denne private bruken har lite omfang, og at den det gjelder ikke er klar over hvilken skattemessig risiko vedkommende og arbeidsgiver løper ved slik bruk. Ved et bokettersyn kan regningen i et slikt tilfelle bli på flere hundre tusen kroner, både for den ansatte og for arbeidsgiver. En debatt om endrede skatteregler kan også være på sin plass, men den aktuelle situasjonen baserer seg på de gjeldende regler, som både bedriften og de ansatte må forholde seg til.

Datatilsynet stiller strenge krav til selskaper som skal innføre slike systemer. Innføring av elektroniske kjørebøker er imidlertid hjemlet i lovverket, da den skattemessige risikoen de ansatte og bedriften løper uten god dokumentasjon er formidabel.

For å innføre systemer med flåtekontroll må selskapets effektiviseringsgevinster sees opp mot ulempene systemene kan medføre for de ansatte. Datatilsynet stiller klare krav til behovsvurdering, ikke bare av løsningen, men også i forhold til hvem i selskapet som har tilgang til informasjonen. Videre stilles det blant annet krav til sletterutiner og adgangskontroll.

Vi har vært i dialog med selskapene som er omtalt i Aftenposten-artikkelen. De omtalte selskapene har gjennomført en grundig vurdering av utfordringene knyttet til personvern, samt iverksatt en rekke tiltakt for å ivareta Datatilsynets retningslinjer.

Vi var svært oppmerksomme på hensynet til personvern under produktviklingen, samt på å møte alle kravene fra Datatilsynet. Samtidig har vi avholdt møter med de store arbeidstakerorganisasjonene. Tidlig involvering av de ansatte, de tillitsvalgte og de tillitsvalgtes organisasjoner har vært svært viktig for oss. Arbeidet er imidlertid langt fra avsluttet, noe artikkelen i Aftenposten understreker. Vi ønsker imidlertid debatten velkommen og ser frem til å presentere vår kjørebokløsning for enda flere. Ansvarlige arbeidsgivere ordner rett og slett kjøreboken for sine ansatte.