ABAX Triplog - Veiledning for administrator

I denne brukerveiledningen vil du finne svar på de spørsmål du måtte ha om administrator-siden for ABAX Triplog. Om du ikke finner svar på ditt spørmsål er vår kundeservice tilgjengelig døgnet rundt!

ABAX Triplog Interface

Installasjon


Førere

Ved førstegangspålogging vil det normalt ikke ligge noe informasjon i systemet om bilparken eller førere av bilene. Dette opprettes enkelt manuelt i to steg. Det første som må gjøres er å opprette alle førerne i bedriften. Dette gjøres under menypunktet «ABAX Triplog» og «Førere».

Har man allerede førere i systemet vil det ligge en oversikt over alle førere slik som i kjøretøyoversikten. Du kan også søke etter fører i søkefeltet.

For å opprette en ny fører klikker du på «Opprett ny fører» øverst i høyre hjørne. Legg inn relevant informasjon om føreren slik du gjør med kjøretøyet. Navn, land, avdeling og brukernavn er påkrevde felter. Når all relevant informasjon er lagt inn, avslutt med «Lagre» øverst i høyre hjørne.

Merk at dersom telefonnummer ikke blir lagt inn, må passord opprettes manuelt. Legges telefonnummer inn, vil systemet generere et passord og sende det til bruker når du klikker på «Send passord».

Føreropplysninger

 

Navn

Legg inn førerens fulle navn

Fjernkontroll ID

Dersom Driver-ID brukes skal førerens ID nummer føres inn her

Adresse

Her legger du inn førerens hjemadresse

Mobil

Her legger du inn førerens mobilnummer med landkode

Email

Legg inn førerens korrekte emailadresse

Stilling

Her legger du inn førerens stilling

Ansatt nr.

Legg inn førerens ansattnummer her

Skattekommune

Legg inn den kommunen føreren tilhører

Bankkonto

Her legger du inn førerens bankkonto

Hjemland på påkrevd

Her legger du inn det hjemland der føreren betaler skatt

Avdeling / tjenestested er påkrevd

Legg inn hvilken avdeling føreren arbeider i samt tjenestested

 

Påloggingsinformasjon

 

Brukernavn

Her legger du inn det brukernavnet du har registrert føreren med

Passord

Passordet er tilknyttet førerens konto. Om man legger inn et mobilnummer her erstattes dette feltet med «send passord» som kan sende passord via SMS

 

Tidligere godtgjørelser

 

Antall km for tidligere mottatt godtgjørelse i år

Legg inn antall km du har fått godtgjørelse for tidligere i år

 

Varseloppsett

 

Type

Her kan du definere hva slags type varsel som skal settes opp og kommuniseres via SMS eller email

SMS

Her legger du inn mobilnummer for varsling per SMS

Email

Her legger du inn mobilnummer for varsling per email


Kjøretøy

For å se en oversikt over alle kjøretøyene i flåten, klikker du på menypunktet «ABAX Triplog» og velger deretter «Kjøretøy» i nedtrekksmenyen. Du vil da få opp et oversiktsbilde over alle kjøretøyene i flåten. Ved å klikke på en avdeling vises det en liste med oversikt over kjøretøy i den avdelingen. Dersom det ikke er en avdelingsstruktur vises umiddelbart en liste over alle kjøretøy.

Ved førstegangsoppsett vil det kun være en liste over alle kjørebøkene i bedriften som kun viser om den er satt opp som en privatbil eller en av to typer yrkesbil.

For å legge til relevant informasjon for hver bil, klikker du på en av bilene/kjørebøkene. Du vil da få feltet der du kan fylle inn informasjon. Her bør alle opplysninger fylles inn så nøyaktig som mulig.

Opplysninger om objektet / bilen

 

Reg.nr

Her legger du inn bilens registreringsnummer (husk å legge inn reg.nr uten mellomrom)

Navn på kjøretøy

Du kan gi navn til kjøretøyet slik at du får bedre oversikt hvis du ønsker det

Type

Legg inn rett biltype, enten privatbil / fri bil (firmabil), bil til disposisjon for yrkeskjøring eller yrkesbil til disposisjon for privatkjøring. (Se detaljert beskrivelse under)

Beskrivelse

Her kan du forklare biltypen ytterligere eller for eksempel legge inn hvor ABAX enheten er montert

Serienummer

Legg inn serienummeret for din hardware, dette finner du på esken

Sammenslå turer etter

«Sammenslåtte turer etter» lar deg slå sammen turer der det har vært et stopp. Dersom du eksempelvis setter denne verdien til 20 min, vil alle turer med stopp under 20 minutter vises som én tur, med tegnet for sammenslåtte turer.

Bruk førergjenkjenning

«Bruk førergjenkjenning» settes kun til «ja» dersom førergjenkjenningssystem (Driver-ID) er bestilt.

Bompengeprofil

Registreres for biler som bruker ABAX Tollroad Admin

Kjøregodtgjørelsesprofil

I dette feltet velger du hva slags kjøretøy du bruker, for eksempel elbil eller bil

Status

Her velger du status i henhold til om enheten skal være aktiv eller ikke

Søk etter ledig fører for kjøretøy

Om man ønsker å legge til en fører til bilen kan du søke etter føreren i dette feltet

Valg fører

Her skal føreren for bilen legges inn

Avdeling / tjenestested

Her legger du inn hvilken avdeling / hvilket tjenestested  kjøretøyet skal tilhøre

Kunde referanse

Dette er et fritekstfelt hvor du kan fylle inn en kundereferanse hvis ønskelig

Reg.nr historikk

Reg. nr historikk viser en oversikt over hvilke biler enheten har vært montert i dersom den har vært montert på flere kjøretøy.

Sjåfør historikk

Sjåfør historikk viser alle sjåfører som har kjørt bilen dersom det har vært flere førere.

Kilometerstand

Ved installasjon skal bilens kilometerstand registreres her, kilometerstanden kan også oppdateres her

Servicevarsler

Dersom man ønsker servicevarsel kan denne legges inn her

Km stand for siste service

Ved å legge inn opplysninger om bilens service i dette bildet, kan bilansvarlig få oversikt over forestående service uten å måtte sjekke i den enkelte bil

Service intervall i km

Du kan registrere hvor ofte bilen skal på service

Varsling før utløpt service intervall i km

Her kan du legge inn en varsling i forkant av service

Varsling på

Du kan velge om du skal ha varsler på SMS eller email

Mobil

Legg inn mobilnummeret (med landskode) du ønsker å motta varslingen på

Merkelapper

Med ABAX Tags kan du legge til merkelapper på kjøretøy og utstyr i kart og rapporter, hvis du har en Triplog/Equipment Pro eller Premium pakke.

Se mer informasjon under.

Utfyllende informasjon:

Privatbil / fri bil (firmabil)

Feltene «Privatbil / fri bil (firmabil)», «Bil til disposisjon for yrkeskjøring» og «Yrkesbil til disposisjon for privatkjøring» styrer hvordan kjøreboken leverer data.

Dersom det er krysset for «Privatbil / fri bil (firmabil)» vil alle kjørte turer som standard bli merket som privat. Denne innstillingen brukes for de som leverer kjørebok for kjøregodtgjørelse, og for brukere som har fri bil fra arbeidsgiver som blir beskattet fullt ut.

Turer man kjører med privatbil blir da ikke vist for arbeidsgiver, før man har fulgt prosedyren for å levere kjørebok. Det er med andre ord kun de turer man aktivt velger er i virksomhetens tjeneste, og som man skal ha betalt for, som vises for arbeidsgiver.

For firmabiler kan arbeidsgiver kreve å få tilgang til næringsturer kjørt i arbeidstid og å se kjøretøyet i flåtekontrollen dersom dette er bestilt. Disse tilgangene settes opp under brukerens innstillinger.

Bil til disposisjon for yrkeskjøring

Valget «Bil til disposisjon for yrkeskjøring» skal benyttes for biler som ikke er registrert som varebil klasse 2. Disse bilene skal ikke benyttes til privat bruk utover sporadisk bruk. Føreren av bilen vil kunne velge å sette sine turer som privat og næring. Alle privatturer for bilen vil vises i egen rapport som er omtalt senere i veilederen. Det er da kun distanse som vises, ikke adresser av hensyn til personvernet.

Yrkesbil til disposisjon for privatkjøring (P)

Valget «Yrkesbil til disposisjon for privatkjøring» benyttes når bilen er registrert som varebil klasse 2, mindre lastebiler med tillat egenvekt på 7501 kg.

Disse bilene kan benyttes privat, mot at alle private turer beskattes med en sats på 3,40 per kilometer. Fører vil også her kunne velge mellom privat og næring på alle turer og disse vil vises i egen rapport. Fører vil også kunne beskatte omveier dersom vedkommende har en privat omvei under en yrkesreise. Turer som er markert som private vil vises i en egen rapport (se «RAPPORTER»).

Dersom en bil er satt til «Privatbil /fri bil» er det kun føreren av bilen som kan endre det til «Bil til disposisjon for yrkeskjøring». Det er kun virksomhetens administrator som da kan endre tilbake. Det er gjort slik av personvernhensyn.

Tildel fører til bil

I feltet «Valgt fører» vises føreren for bilen. Dersom dette feltet står tomt, kan man søke opp ledig fører i feltet «Søk etter ledig fører for kjøretøy». For å ta bort fører, klikk på X-symbolet til høyre for førernavnet. For å legge til en fører, søk opp førernavn i feltet «Søk etter ledig fører for kjøretøy». Dersom du skal opprette ny fører, gjøres dette under «FØRER» som omtales senere i veilederen.

Kilometerstand
Bilens kilometerstand skal i henhold til Skatte-ABC avleses og føres inn i kjøreboken en gang i måneden. Det kan gjøres under menyvalget «Kilometerstand». Her fylles verdien inn og lagres. Alle tidligere avlesninger vil komme frem i listen.

Det er også mulig for brukeren å legge inn kilometerstand ved å sende inn en SMS. Beskrivelse av dette står i brukerveiledningen for brukergrensesnittet. Om man har lagt inn feil verdi kan denne slettes ved å holde musepekeren over verdien man vil slette og klikke på den røde X-knappen som da vises.

Servicevarsler

Ved å velge «Servicevarsler» får du opp en dialogboks hvor du kan legge inn opplysninger om bilens service.

De fleste moderne biler har serviceindikatorer som varsler på bilens instrumentbord. Det er imidlertid vanskelig for en bilansvarlig å følge opp dette.. Den ansatte kan også varsler via SMS eller mail. Klikk på «Oppdater» for å oppdatere varslene.

Merkelapper

Med ABAX Tags kan du legge til merkelapper på kjøretøy og utstyr i kart og rapporter, hvis du har en Triplog/Equipment Pro eller Premium pakke. Du kan bruke disse merkelappene til å gruppere, sortere, filtrere og organisere bilparken og utstyr. Dette gjør det enkelt å kategorisere og søke etter søkeord som «hengerfeste», «dieselbil», «4x4», «minigraver», og til og med prosjektnummer eller prosjektnavn. ABAX Tags er svært nyttig når du jobber med rapporter eller når man skal holde oversikt i digitale kart.

Du kan legge til dine egne merkelapper ved å skrive i feltet «Klikk her for å søke eller skrive». Når du begynner å skrive, vil feltet automatisk foreslå merkelapper du har benyttet tidligere. Dersom det er en ny merkelapp, så klikker du på «Legg til» for å opprette den nye merkelappen. Merkelappen kan fjernes med X. Du står fritt til å benytte så mange merkelapper du trenger for å organisere dine biler og utstyr på en effektiv måte.

Når du har lagt til merkelapper på dine biler eller ditt utstyr kan du benytte disse nøkkelordene/merkelappene når du søker i rapportene (fritekstsøk). Merkelapper er søkbare i «Turrapporten». I tillegg vil søkefeltet i det digitale kartet, samt statistikken på ditt dashboard, også støtte merkelapper.


Innstillinger

Avdelinger

Under innstillinger (tannhjulet) kan du opprette avdelinger.  For å opprette en ny avdeling klikker du på knappen «Legg til avdeling» øverst til venstre. Når du klikker på opprett ny får du opp et nytt vindu. Her fyller du inn ønsket informasjon, minimum navn på avdelingen.

Avdelingen vil da legge seg i oversikten for avdelinger som vist i bildet under. Tildeling av kjøretøy i en avdeling gjøres under kjøretøyinnstillinger som omtalt tidligere.

Normal arbeidstid

Under dette valget kan virksomheten definere det tidsrommet hvor virksomhetens biler normalt benyttes i tjeneste. I henhold til Skatte-ABC skal arbeidsgiver ha tilfredsstillende kontroll med at bilene ikke benyttes privat. Ved å fylle inn her kan man under «Triplog» «Turer» enkelt få frem en liste over kjøring utenfor ordinær arbeidstid. Tilsvarende søk har man i rapporten «Turrapport».

Periodiske rapporter

Under periodiske rapporter kan du sette opp et utvalg av rapporter som systemet automatisk sender til en e-post adresse for å lette administrasjonen av kjørebøkene. Rapportene kan sendes daglig, ukentlig eller månedlig. Oppsettet er tilsvarende oppsettet for avdelinger. Klikk «Legg til ny», velg rapport, frekvens og hvilke e-post rapporten skal sendes til. Sett så rapporten som aktiv og velg om du vil få rapporten i HTML eller i PDF. Avslutt med «Lagre». Rapporten vil da vises i oversikten.

Formål

Under «Formål» kan du sette opp de mest brukte formålene for hele bedriften, eller for en enkelt avdeling. Disse formålene vil vises som forslag når man klikker på formål på en tur fra f.eks. turrapporten. Som standard ligger formålene som er vist under.

For å legge til et nytt formål, eller endre på de som ligger inne som standard klikker du på «Legg til ny» og et nytt vindu åpnes. Her kan du velge hvilken avdeling formålet gjelder for, og hva formålsteksten skal være.

Firmainnstillinger
Under firmainnstillinger kan du gjøre endringer for hva som skal vises i forskjellige funksjoner. Du kan velge kartmotor, labelinnhold (hva som vises i flåtekontrollen), hvorvidt disse skal være live eller ikke som standard og Clustering. Dersom du markerer for clustering vil det vises et ikon som forteller hvor mange biler som er innenfor et område. Dersom man har mange biler innenfor samme område vil dette gi deg en bedre oversikt i flåtekontrollen.

Under andre innstillinger kan du velge å vise mer detaljer i kartvisningen.


Turer

Når du velger «Turer» i undermenypunktet «ABAX Triplog» kommer du til et søkevindu. Her legger du inn de søkeelementer som er relevante. Vil du se turer for en spesifikk bil eller for en bestemt avdeling, kan du starte et søk i fritekstfeltet. Skriv inn deler av søkebegrepet (avdelingsnavn, registreringsnummer, brukernavn e.l.).

Etterhvert som du skriver kommer det opp en liste som tilfredsstiller søket. Når du ser den enheten eller avdelingen du er ute etter i listen, velger du denne ved å klikke på den, valget legges da i feltet «legg til filter». Dernest kan du angi ønsket datoperiode og eventuelt tidsrom på døgnet.

Det er ikke krav til formål på turer kjørt med yrkesbil, men det er å anbefale, spesielt på yrkesturer som er kjørt på kveldstid/i helger.

Det er også mulig å spesifisere søket mer, til f.eks. å bare vise gitte tidsrom i løpet av dagen. Har du definert virksomhetens normalarbeidstid under «Innstillinger», kan du også velge å søke etter turer kjørt utenfor denne normalarbeidstiden. Dette gjøres ved å klikke på «Legg til filter».

Her kan du enten velge å vise turer innenfor klokkeslett, turer utenfor klokkeslett og turer utenfor arbeidstid. For at «Turer utenfor arbeidstid» skal fungere, må normal arbeidstid settes opp under innstillinger. Dersom du eksempelvis velger turer utenfor klokkeslett og setter klokkeslettet fra 06:00 til 16:00, vil kun turer mellom 16:00 og 06:00 vises. Legger du i tillegg til «Mangler formål» vil kun turene som ikke har formål i dette tidsrommet vises.

Når du har lagt til ønskede innstillinger for søket klikker du på «Legg til filter» og «Søk». Du vil da få opp alle turene som tilfredsstiller ditt søk.

Det er to forskjellige symboler på turene, en med en vertikal strek over, den andre uten. Den vertikale streken indikerer at det har vært et stopp på turen og den er derfor sammenslått. Ved å klikke på en av turene åpnes et vindu med detaljerte opplysninger om turen. Disse opplysningene er tilgjengelig også for bruker, og det er bruker som i første rekke skal vedlikeholde opplysningene i dette bildet fra sin egen kjørebok. Det vil imidlertid være mulig for administrator å legge inn opplysninger under «Formål» og «Kommentar» samt under menypunktene «Førergjenkjenning» og «Tillegg».

Turdetaljer

 

Startadresse

Adressen der kjøretøyet har startet turen

Stoppadresse

Adressen der kjøretøyet har stoppet turen

Formål

I formålsfeltet kan du legge inn et formål på turen. Enten ved å skrive inn manuelt, eller ved å klikke i feltet og en rekke predefinerte formål vil åpnes i en liste som du kan velge fra. I kommentarfeltet er det kun mulighet for fritekst.

Se video: https://youtu.be/AvI6f1kVUFQ

Kommentar

Her kan du legge inn ytterligere kommentarer for å beskrive formålet

Førergjenkjenning

Under førergjenkjenning kan du endre fører på turen dersom det er behov for det. Fjern eksisterende fører ved å klikke på X-symbolet ved siden av navnet og legg inn navnet på ny fører. Føreren som legges inn må være en eksisterende fører.

Tillegg

Her kan du legge på eventuelle utgifter som har påløpt i løpet av turen.

Tur i kart

Denne funksjonen viser deg turen i et kartutsnitt. Du får tilleggsinformasjon om turen på toppen av bildet.

Dersom du ønsker å se nærmere på et bestemt punkt på turen, f.eks. stoppadressen, holder du musepekeren over den gule figuren i venstremargen og plasserer figuren der du vil se mer detaljer. Kartet vil da vise bilde fra gaten bilen stanset.

I kartet kan du også ved hjelp av glidebryteren til høyre zoome ned til ønsket nivå, for å kunne dokumentere en kjørerute ved behov. Man kan også zoom med hjulet på musen eller ved å trekke ut en firkant i kartet.


Administrere områder

Administrator i en virksomhet kan opprette områder i kartet som gjøres gjeldende for alle kjørebøker i virksomheten. Områder som er opprettet i kartet kan benyttes til automatisk å fylle ut navnet på området i formålsfeltet på turer som starter eller slutter innenfor området.

I tillegg kan områder brukes til å overstyre adresseinformasjon. Dersom man angir en spesifikk adresse for et område, vil denne adressen legges inn som adresse på turen. Fra kartverket hentes det f.eks. inn gateadresse, men via denne funksjonen kan man også få inn husnummer.

Områder kan også kategoriseres. Dette kan brukes for å lage statistikk over hvor mye kjøring det er til de forskjellige kategorier av områder.

Når «Administrer områder» velges i menyen vises et kart hvor alle områdene er markert med et nummer og området vises som en firkant. Man kan zoome ned i dette kartet på samme måte som i øvrige kartvisninger, for å få mer detaljer.

I venstre side av kartvisningen er det en liste over de områdene som er opprettet fra administrator. Ved å klikke på et av disse zoomer kartet inn til dette området, samtidig som et innstillingsvindu for området åpnes.

I dette innstillingsvinduet vises navnet på området, og her kan det legges inn en alternativ adresse som at området kan kategoriseres. Dersom man ikke har noen kategorier fra tidligere, kan de også opprettes her. Ønsker man å slette området finnes det også en knapp for dette.

I kartvisningen hvor området er markert, vil man ved å føre musen over området få opp informasjon om området, med lengde og breddegrad samt areal.

For å opprette nye områder flytter man først kartet til der området skal være. Deretter klikker man knappen «Opprett nytt område» på toppen av listen på venstre side. Deretter trekker man ut en firkant i kartet for å definere området. Så fyller man i detaljopplysningene og lagrer området. La adresse felte stå tomt, når du lager et nytt område, med mindre Google Maps gir feil/manglende adresse for det.


Levere kjørebøker

Administrator i en virksomhet kan opprette områder i kartet som gjøres gjeldende for alle kjørebøker i virksomheten. Områder som er opprettet i kartet kan benyttes til automatisk å fylle ut navnet på område.


Historiske førere

I dette bildet får du full oversikt over hvilke biler de forskjellige førerne har disponert, du kan også gjenopprette førere her. 


Rapporter

Under menyvalget «ABAX Triplog» og «Rapporter» kan du velge fra et utvalg rapporter. Hvilke rapporter som er tilgjengelig vil avhenge av hvilke tjenester som er bestilt.
Rapportene er satt opp på samme måte, men man kan gjøre mer innstillinger på enkelte rapporter.
Velg først den rapporten du ønsker og legg så inn parametere som til og fra dato, søk på avdeling osv. slik som beskrevet under «TURER».

Statusrapport

Denne rapporten viser en oversikt over nøkkeldata for hvert kjøretøy. I fritekstfeltet kan man velge å søke på en spesifikk avdeling dersom man ønsker det.

Avdeling / tjenestested

Her vises avdelingen kjøretøyet tilhører

Nr.

Her vises nummeret kjøretøyet har fått tildelt

Gjeldende fører

Føreren som kjører bilen nå

Reg. nr

Kjøretøyets registreringsnummer

Biltype

Hvilken biltype er det (enten privatbil / fri bil (firmabil), bil til disposisjon for yrkeskjøring eller yrkesbil til disposisjon for privatkjøring.)

Sist avlest

Sist avleste kilometerstand

Siste tur

Dato for siste reise

Akkumulert

Akkumulert kilometerstand

Serienr

Serienummeret på ABAX enheten som er installert i bilen

Mobil

Førerens mobilnummer

Email

Førerens emailadresse

Arbeidsreise

Arbeidsreiserapporten viser distanse, antall arbeidsreiser samt skattepliktig godtgjørelse for hver sjåfør.

Turrapport

Turrapporten viser oversikt over turer som er kjørt totalt for flåten, per avdeling og per ansatt.

Fakturagrunnlag

Denne rapporten kan brukes til å fakturere kunder for faktisk kjøring og utgifter på turen. Velg ønsket sats og du vil få oversikt over hvor mye som skal faktureres per tur, formål, avdeling mm.

Varselrapport

Varselrapporten viser antall varsler som er mottatt fra systemet per bruker og avdeling.

Kjørelengderapport (Kjøretøy)

Kjørelengderapporten viser antall kilometer kjørt privat, antall private turer, kjørelengde næringsturer, total kjørelengde, antall turer totalt og tid brukt i bil.

Kjørelengderapport (Fører)

Kjørelengderapporten viser hvilke biler som er kjørt, og viser antall kilometer kjørt privat, antall private turer, kjørelengde næringsturer, total kjørelengde, antall turer totalt og tid brukt i bil.

Tid i område rapport

Denne rapporten viser timer brukt i hvert område per ansatt.

Stopptidrapport

Denne rapporten viser total stopptid for flåten og per tur.

Administratorbrukslogg

Her kan du se når og hva administrator har brukt ABAX systemet til.

Skatt privat bruk yrkesbil (p) 

Denne rapporten viser antall private turer og antall dager bilen er benyttet privat. Dersom antall dager overstiger 10 dager, eller kjørt distanse overstiger 1000 km, vil det komme opp en rød varselboks ved siden av sjåførnavnet. Denne indikerer at man er over sporadisk privat bruk og alle turer må beskattes.

Privat bruk yrkesbil (p)

Denne rapporten viser antall private turer og antall dager bilen er benyttet privat. Dersom antall dager overstiger 10 dager, eller kjørt distanse overstiger 1000 km, vil det komme opp en rød varselboks ved siden av førernavnet. Denne indikerer at man er over sporadisk privat bruk og alle turer må beskattes.

Status leverte kjørebøker

Her får du en oversikt over kjørebøker levert per fører.


Send SMS til fører

Her kan du sende en SMS til dine førere, dersom funksjonen er bestilt. Velg fører du ønsker å sende SMS til fra listen, skriv inn meldingen og trykk «send» øverst i høyre hjørne.


Spotsøk

I spotsøk kan du se bevegelse innenfor et gitt område. Når du åpner spotsøk får du opp et kart med en sirkel på. Alt innenfor sirkelen vil vises i spotsøket. For å flytte på sirkelen, hold musepekeren over dette symbolet og flytt sirkelen til ønsket område. Man kan også søke opp adresser i søkefeltet. For å utvide eller minske sirkelen, klikk og dra på symbolet.

Det er også mulig å søke opp en bestemt dato i datofeltet. Når størrelsen og dato på søkefeltet er slik du ønsker, klikk «Søk». Du vil da få opp en tidslinje som du kan minske og utvide selv. Når du har satt riktig tidsintervall klikker du på «Play». Du vil nå se når de forskjellige kjøretøyene kommer inn i området og når de forlater det.


RFID Logg

Her kan du hente ut rapport fra RFID leseren. Som administrator vil du kunne se hvilken fører som er logget inn i hvilken bil. Du kan se status her og nå, men også tilbake i tid. Føreren får sin egen innlogging. Denne er identisk med en innlogging på vanlig kjørebok. Forskjellen er at føreren kun ser de turene hvor den personen er registrert som sjåfør, uavhengig av hvilket kjøretøy føreren har benyttet.


Biladministrasjon

Under dette menypunktet blir man foreløpig sendt til gammelt brukergrensesnitt og ABAX Biladministrasjon. Dette er et verktøy for å administrere leasing-, forsikrings-, drivstoff- og dekkavtaler med mer. ABAX Biladministrasjon gir også flere nyttige rapporter som CO2 utslipp, bilregnskap etc. ABAX Biladministrasjon er et tilleggsprodukt som må bestilles særskilt.

I oversiktsbildet får man en rask status på hvordan bilene ligger an i forhold til gjeldende leasingavtale. Her ser man antall kilometer i leasingavtalen, antall kilometer kjørt, hvor mye som gjenstår, når leasingavtalen utgår, om man ligger an til å kjøre over eller under avtalt kjørelengde og antall kilometer til neste service.

Dersom man søker frem en bil i listen og klikker på den åpnes et vindu med grunndata for bilen.

Ved å fylle inn registreringsnummer på bilen kan man klikke «Hent registreringsdata». Det foretas da et oppslag mot data fra kjøretøyregisteret. Dersom bilen finnes i dette datasettet fylles det inn opplysninger for bilen i dette vinduet. Det kan ta noe tid fra en bil registreres til dataene er ajourført og tilgjengelige. Navnet på bilforhandleren må fylles ut manuelt. Ved å klikke på knappen «Mer» kan man fylle ut detaljopplysninger for bilforhandleren, og på den måten vedlikeholde et leverandørregister.

Når man oppretter en leverandør kan man vedlikeholde hva denne leverandøren leverer via menypunktet «Roller» i biladministrasjonsløsningen.

Under fanen «Leasing» kan man registrere detaljene fra leasingavtalen for den enkelte bil. Her kan man også legge inn informasjon om serviceavtaler. Også her kan man vedlikeholde leverandørregister for de forskjellige tjenestene.

Under fanen «Forsikring» legger man inn opplysninger og gjeldende forsikring på samme måte som for leasing. Under fanene «Driftskostnader», »Service» og «Utstyr» kan man legge inn  relevant informasjon samt registrere service og reparasjonskostnader. Dette vil kunne danne grunnlag for et bilregnskap.

Fra Biladministrasjonsmenyen kan man velge «Rapporter», og man får da tilgang til et sett rapporter som forenkler oppfølging av bilparken. Siden dette systemet er en del av ABAX Triplog, vil rapportene være basert på faktisk kjørelengde på bilene. Dette gjør at de ajourføres løpende etterhvert som bilene brukes.

Menypunktet «Importer» inneholder en mulighet til å importere regnskapsdata inn i systemet for på den måte å få grunnlaget for et bilregnskap. Det siste menypunktet «EU-kontroll» viser oversikt over når de enkelte bilene skal ha EU-kontroll. Her kan man også sette opp varsling av EU-kontroll til administrator pr. e-post.


ABAX fleet management

I ABAX Fleet Management har du tilgang til kjøretøyene i kart, dersom dette er bestilt. ABAX har to karttyper å velge mellom; statisk og aktivt kart. Dersom aktivt kart er bestilt vil det vises her.

Aktivt kart er en funksjon som er beregnet for virksomheter hvor det å kjøre bil er hovedoppgaven. Dette vil være spesielt aktuelt for budfirmaer, transportselskaper og lignende. Det forutsettes at selskapet har en effektiviseringsgevinst ved å bruke systemet, ref. Personopplysningsloven § 8 pkt. f) Denne funksjonen må spesifiseres spesielt ved bestilling.

I kartvisningen vil du se alle kjøretøy og utstyr som har denne funksjonen. Grønn og rød pil i kartet indikerer om kjøretøy står stille eller er i bevegelse og viser retning. På navnelappen står det om føreren har satt seg som ledig eller opptatt. Svart tannhjul indikerer utstyr. Firkant indikerer ABAX Mini.

I kartet vil posisjonen på enhetene som vises i kartet bli oppdatert etterhvert som bilene flytter seg. Oppdateringsfrekvens er som standard hvert minutt. Kartposisjonen blir imidlertid stående, så man kan oppleve at en bil kjører ut av kartet. Da må man tilpasse kartvisningen enten ved å zoome ut, eller ved å flytte posisjonen på kartet. Å flytte posisjonen på kartet kan gjøres ved å holde høyre musetast nede i kartet og trekke i dette med musen. Man kan også markere en bil og følge kjøretøy med å vise Google Street View bilde av posisjon samtidig som adresse oppdateres løpende.

Dersom du f.eks. får inn et innkommende oppdrag og ønsker å finne ut hvem som er i nærheten, søker du opp adressen i søkefeltet. Du vil da få opp en liste over de fem nærmeste kjøretøyene og hvor langt disse er fra adressen. I eksempelet under er det søkt på «Lysaker torg» og kartbildet viser hvor enhetene er.

Ved å markere for «Vis trafikk» vil kartvisningen vise trafikkflyten i området. Røde streker markerer stillestående kø, gule noe kø og grønne streker indikerer fri flyt i trafikken.

Label

Man kan velge å ta bort navnene på kjøretøyene ved å huke av «Label» fra firmainnstillinger i hoved menyen og velge hva som skal vises i kartet (fører eller objektnavn eller begge deler). Det kan være praktisk dersom det er mange biler innenfor et område.

Gruppering

Dersom man har mange biler innenfor et mindre område, kan man velge å vise de samlet i et cluster (gruppering) ved å huke av for denne funksjonen. Ved å klikke på clusteret vil kartet zoome inn og vise de bilene som er gruppert.

Følg valgte kjøretøy

Dersom du ønsker å følge et av kjøretøyene i flåten, søker du opp ønsket kjøretøy, klikker på kjøretøyet og marker for «Følg valgte kjøretøy». Kartet vil da følge kjøretøyet.


Sporings- og gjenfinningssystem (FG)

ABAX samarbeider med AS Skan-kontroll om FG-godkjent søke og gjenfinningstjeneste for ABAX Triplog, ABAX Fleet Management og ABAX Equipment Control. Ved tyveri av objekt utstyrt med et av ovennevnte produkter, plikter kunden iht. forsikringsvilkårene å snarest melde dette til politiet, vaktsentral og forsikringsselskap. Ved å melde tyveriet til Skan-kontroll sin vaktsentral på tlf. 07526, vil Skan-Kontroll også varsle politiet. Formell politianmeldelse og tapsmelding til forsikringsselskap må allikevel utføres av kunde. Bekreftelse fra politiet på anmeldt forhold fakses til AS Skan-kontroll på faks. nr. 22 17 05 54.

Når et objekt meldes stjålet til Skan-Kontroll plikter kunden å kunne legitimere seg på tilfredsstillende måte. Den som melder må derfor besvare de spørsmål som stilles. Ved utilfredsstillende legitimasjon vil Skan-Kontroll ta kontakt med oppgitt kontaktperson hos kunde.

Mens en alarm er aktiv og et søk er i gang vil brukers tilgang til kjøreboken sperres, iht. FG-krav. I søket vil det kunne benyttes både GPS, GSM og radiopeiling som posisjoneringsteknologi. Dersom det avdekkes at utstyret ikke fungerer som det skal, meldes det til ABAX.

På kundes oppfordring kan ABAX utstede FG-installasjonserklæring.

 

Installasjon av FG-godkjent utstyr

Dersom tillegget FG-godkjenning er bestilt, skal utstyres monteres så skjult som mulig, man skal også variere plasseringen dersom man har en større flåte.

 

Vaktsentral ved tyveri:

AS Skan-Kontroll

Alf Bjerckes vei 1

0582 Oslo

Tlf: 07526 (0-SKAN) – døgnbemannet vaktsentral

Faks: 22 17 05 54

E-post vaktsentral: vaktsentralen@skan-kontroll.no