ABAX Triplog - Veiledning for bruker

Med ABAX elektroniske kjørebok, trenger du aldri mer lese av kilometerstanden når du avslutter arbeidsdagen, samtidig kan du være sikker på at dokumentasjonen møter skatteetatens krav til dokumentasjon av yrkeskjøring. Du vil også spare tid, samt minimere risikoen for å bli feilaktig beskattet.

For å få størst mulig utbytte av din elektroniske kjørebok, er det viktig at du gjør deg kjent med funksjonene. Når enheten først er montert, trenger den ikke noen form for service i fremtiden. Dersom det skulle skje noe med enheten, har ABAX 24-timers service på 22 22 22 99.

Bruk av kjøreboken

All innlogging til kjøreboken skjer via www.abax.no. Bruk det brukernavn og passord som har blitt tilsendt deg fra administratoren i din bedrift. Dersom du ikke har et brukernavn eller passord, kontakt bedriftens administrator eller ABAX support.

ABAX kjørebok er delt opp i to deler. En del for administrator og en del for brukere. I denne veiledningen går vi gjennom hvordan systemet fungerer for deg som bilfører. I denne guiden går vi gjennom hele systemet. Vær oppmerksom på at visse deler kun er tilgjengelige for de som kjører firmabil eller privatbil. Du må også være obs på om du har en yrkesbil beregnet kun for næringskjøring eller en yrkesbil som er godkjent for privatkjøring. Har du en yrkesbil kun beregnet for yrkeskjøring kan du kun benytte bilen sporadisk til privat bruk. (Maks 10 dager eller 1000 km, det som treffer først).


Menyer

I hovedmenyen finner du fire menypunkt; «Kjørebok», «Kart» «Innstillinger» og «Varsler». Under hver av disse menypunktene ligger det ulike undermenyer. Under menyen «kjørebok» ligger det to undermenyer, «kjørebok» og «søk»:

Menyer i interface

Kjørebok

Når du logger inn på din ABAX kjørebok, kommer du direkte inn i kjøreboken som vist under:

Screenshot: kjørebok i interface

Etter at en tur er kjørt, vil den dukke opp i oversikten i statusfeltet i løpet av få minutter.

Dagens reiser vi ligge på toppen. For å få frem tidligere reiser, klikk på ønsket dag. Dersom du vil få opp turer fra tidligere måneder, klikk på den gule pilen til venstre for årstallet og måneden.

Ved å klikke på dette symbolet vil alle lukkede dager åpnes, og alle åpne dager lukkes:

Interface: kjørebok screenshot
Interface: kjørebok screenshot

Turdetaljer

Ved å holde musepekeren over en tur og klikke en gang, vil du få opp et vindu som viser turdetaljer. Her er det mulig å legge inn både kommentar og formål ved turen. Dersom man kjører en tur utenfor normal arbeidstid, F.eks. befaring på kveldstid, bør man legge inn en kommentar som sier hvorfor yrkesbilen ble brukt utenfor normal arbeidstid.

Screenshot fra interface: Turdetaljer

Tillegg

Dersom man har hatt med en passasjer på turen, kan navnet på vedkommende legges til her, samt hvor mange kilometer vedkommende satt på.

Screenshot fra interface: tillegg

Vis tur i kart

Ved å klikke på fliken «vis tur i kart» åpnes et kartbilde hvor  turen er tegnet inn. Ved å dobbeltklikke på kartet zoomer man inn. Dersom man ønsker satellittbilde av turen, klikk på symbolet av den gule mannen og dra denne til ønsket punkt i kartet. Kartet vil da zoome inn og gi et bilde av adressen.


Skriv ut tur

Ønsker man å skrive ut turen klikker man i boksen til høyre på bildet over. Da vil man kunne skrive ut tur i kart, samt detaljer om turen.


Markere tur som privatreise (arbeidsreise)

Som fører av en yrkesbil er det to ting man bør passe på i kjøreboken: privatreise (arbeidsreise) og formål på turer utenfor arbeidstid.

Å kjøre hjemmefra og til fast arbeidssted er en arbeidsreise som er privat. Dersom man kjører en bil som er lite egnet til privat bruk, vil denne være skattbar. For at administrator i bedriften skal beskatte riktig, må arbeidsreisene først markeres som nettopp dette i kjøreboken.

Det er to måter å gjøre dette på. Dersom man har få reiser som klassifiseres som arbeidsreise, kan dette gjøres manuelt for hver gang. Dette gjøres ved å klikke på reisen som er arbeidsreise, og huke av for «arbeidsreise» som vist i eksempelet under:

Screenshot fra interface: markere tur som privatreise

Administrator i bedriften kan da kjøre en rapport på antall arbeidsreiser som skal innrapporteres på hver sjåfør hver måned.


Områder i kart

Dersom man har mange arbeidsreiser, for eksempel når man kjører hjem – fast arbeidssted hver dag og disse skal beskattes, kan man legge inn områder i kartet, slik at alle turer mellom hjem og fast arbeidssted blir en arbeidsreise. Klikk på turen som skal være en arbeidsreise slik at vinduet «turdetaljer» kommer opp som vist tidligere i veiledningen. Gå så på «vis tur i kart» .

Klikk på startposisjonen til turen (det grønne flagget). I informasjonsboksen som nå dukker opp finnes det en knapp som heter «opprett område». Klikk på knappen og fyll inn relevant informasjon i vinduet som nå åpnes. Huk av for «arbeidsreise» som vist i eksempelet til høyre.

Gjør så det samme en gang til, men nå klikker du på stopposisjonen for turen (det røde flagget). Alle fremtidige reiser som blir kjørt mellom disse to områdene vil nå automatisk bli arbeidsreiser.


Sammenslåing av turer

Ved noen tilfeller kan det være ønskelig å slå sammen to reiser til en. For eksempel dersom du har stoppet et sted for å spise eller fylle drivstoff underveis, men vil at alle stert og stopp skal synes som en reise i kjøreboken. Sammenslåing av turer gjøres ved å klikke på en tur, hold knappen inne og dra turen over turen man vil slå denne sammen med. Flere turer kan slås sammen ved å repetere prosedyren.

Interface, sammenslåing av turer

Når du klikker på «slå sammen» vil reisen se ut som en reise i oversiktsbildet i kjøreboken.

Ønsker du å oppheve sammenslåingen, klikk på reisen og så «opphev sammenslåing» i vinduet som dukker opp.


Kart

Ved å velge «kart» i hovedmenyen på toppen av siden får du frem bilens siste posisjon i kartet. Bilens posisjon er markert med et grønt symbol. Man kan zoome inn og ut i kartet ved å holde CTRL inne samtidig som man scroller.

Interface, kart

Innstillinger

Under innstillinger i hovedmenyen ligger det en rekke undermenyer.


Fører

Her kan man legge inn relevant informasjon om føreren av bilen. Navn og privatadresse må fylles inn for deg som skal ha kjøregodtgjørelse for turene.

Interface screenshot, fører

Kjøretøy

Her legges all relevant informasjon om kjøretøyet inn.

Interface screenshot, kjøretøy

Kilometerstand

Her kan man legge inn kilometerstand på bilen. Dette bør fylles inn en gang i måneden.

Interface screenshot, kilometerstand

Service

Her kan du velge å få varsel for neste service på bilen. Fyll inn relevante verdier og telefonnummer eller mail.

Interface screenshot, service

Endre passord

Her kan man endre både sitt brukernavn og passord. Fyll inn i feltene og avslutt med «lagre».

Interface screenshot, endre passord

Områder

Som tidligere omtalt i veiledningen, kan man opprette områder for å automatisere oppsett av arbeidsreise. Dette kan også gjøres under fanen «områder».

Her kan man også søke opp adresser, f.eks. hjemadressen. Kartet vil da zoomes inn på adressen. Klikk da på «opprett nytt område». Trekk så opp en firkant rundt adressen. I vinduet som nå åpnes fyller du inn informasjon om området. I feltet «navn» fyller du inn f.eks. hjem eller jobb. Når man har laget et område, vil navnet på området automatisk bli lagt som formål på alle turer som starter eller stopper innenfor området. Huker man av for «arbeidsreise» vil også alle turer automatisk bli arbeidsreiser.

NB! Dersom du lager store områder over flere adresser, la adressefeltet stå tomt.

Interface screenshot, områder

Formål

Her kan du legge inn predefinert formål. Disse vil du finne igjen under nedtrekksmenyen ved «formål» i vinduet «turdetaljer».


Varsler

Dersom noe skulle skje med enheten, vil menyen «Varsler» begynne å blinke. Dersom noe skulle skje enheten, er det viktig at problemet blir løst så fort som mulig. Derfor er det mulig å bli varslet ved feil, enten via SMS eller på mail. Under menyen «Varsler» og fanen «Varseloppsett» kan man legge inn mailadresse eller mobilnummer som vist under:

Interface screenshot, varsler

Ved å klikke på varselet, får du opp varseldetaljer. Her kan man legge inn en kommentar på hva som var galt, og markere varselet som behandlet. Varselet vil da legge under fanen «behandlede varsler».

Tekniske data

 

IP grad:

IP67

Temperaturområde:                

Aktiv: -30 C til 75 C

Redusert funksjonalitet:

-40 C til -30 C

GPS:

SirfstarIII chipset med aktiv GPS antenne

GSM:

Cinterion BGS3, Quadband

Kommunikasjon:

SMS, GPRS

Radio:

Chipcon CC1020 (433 Mhz)

Spenningsområde:

10 til 30V


posisjonering

GPS, GSM og Radio (433 Mhz). GPS rapporterer også tid/dato, posisjon, hastighet og retning.


Sensorer

Bevegelse, sabotasje, temperatur og batteriforbruk.


Legge inn kilometerstand med SMS

Kilometerstanden på bilene skal legges inn minst en gang i måneden. For å gjøre dette med SMS til + 47 417 16 022, gjøres følgende:

I SMS-en skrives følgende: KMSTAND <reg.nummer> <Verdi>.

Eks: KMSTAND AB12345 67410

Eksempelet viser kilometerstanden 67410 på bil med registreringsnummer AB12345.

 

Det er to forutsetninger for at dette skal virke:

1. Mobilnummeret du sender meldingen fra må være registrert på deg som bruker under «innstillinger» - «person» på hovedmenyen.

2. Bilens registreringsnummer må være lagt inn under «innstillinger» - «bilen» på hovedmenyen.

 

Det er viktig at registreringsnummeret skrives inn uten mellomrom mellom bokstaver og tall.

Når meldingen er sendt vil du motta en SMS-bekreftelse på at ny kilometerstand er lagt inn. Alternativt en melding om at det er oppstått en feil.

 

Hva om jeg ikke mottar noen SMS-melding?

Dersom du ikke får kvittering på SMS kan dette skyldes to forhold:

1. Din mobiltelefon er satt opp til å ikke vise hvilket nummer det sendes fra.

2. Selve registreringen feiler.


Personvern

Avhengig av bedriftens bestilling har føreren enten “Privacy» eller Privacy assistant» tilgjengelig i sitt menyfelt. «Privacy» er en forenklet versjon av personvernsrettighetene du som bruker har til å be om innsyn, retting og sletting.

Vær klar over at sletting av personlig data i visse tilfeller ikke kan slettes men må beholdes på grunn av andre rettslige forpliktelser, som for eksempel bokføring og skatt.

Kontakt din administrator for henvendelser om innsyn, retting og sletting.

ABAX Privacy-side lenker til ABAX Personvernpolicy, Databehandleravtale og Kontraktsvilkår: https://www.abax.no/new-abax-terms-and-conditions

Hvis din bedrift har kjøpt tjenesten ABAX Privacy Assistant kan du lese mer om formål og gyldig behandlingsgrunnlag som forklarer hvorfor din bedrift har kjøpt vår tjeneste. I tillegg kan du direkte fra denne siden be om innsyn, retting og sletting.

Privacy:

ABAX Privacy Assistant: